Полезная информация

В соответствии с требованиями пункта 7.5.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9000-2015 (ISO 9000:2015) организация любыми приемлемыми для нее способами должна обеспечить, чтобы любая документированная информация (стандарт организации (СТО), стандарт предприятия (СТП), регламент, положение, карта, инструкция, отчет, акт, протокол, справка, журнал и т.п.) была идентифицирована и иметь соответствующий формат.

Идентификация документа или записи заключается в присвоении им отличительного идентификатора, например: обозначение или номер, название, дата, номер версии или редакции, ссылочный номер, фамилия и должность разработчика.

Любой документ или запись имеет формат (описание или содержание), включающее: титульный лист, тексты, таблицы, графики, формы и примеры заполнения в виде приложений, и др.

Для определения идентификации и формата документа и записи, а также их носителя (бумажный и(или) электронный) применяются как внешние, так и внутренние документированные процедуры. Например, к внешним документам можно отнести: стандарты Единой системы конструкторской документации (сокращенно ЕСКД) для конструкторской документации, стандарты по делопроизводству, архивному делу, по кадровому делопроизводству и т.п. Внутренней документацией может являться стандарт организации (СТО) по управлению документацией, СТО по управлению записями, инструкция по делопроизводству, др. В этих же документах приведены формы и шаблоны записей в тексте или в виде приложений к нормативным документам. Например: форма «Программы внутренних аудитов СМК» приведена в приложении к СТО «Внутренние аудиты СМК», форма «Акта о браке» размещена в СТО «Управление несоответствующими результатами процессов» также в виде приложения.

Как вариант, определить идентификацию и формат тех или иных видов документов и записей можно с использованием примеров и шаблонов.

При разработке и актуализации документов и форм записей в соответствии с требованиями пункта 7.5.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9000-2015 (ISO 9000:2015) организация должна проводить анализ и одобрение документированной информации с точки зрения пригодности и адекватности, а если сказать привычными словами - проводить  их согласование и утверждение. Как правило, согласование проводят руководители разного уровня и ключевые специалисты, обладающие компетентностью в рассматриваемой области, а утверждение – руководитель организации или уполномоченные им его заместители.

Участники и процедура согласования и утверждения документированной информации определяются как внешней, так и внутренней нормативной документацией.

К внешней нормативной документации относятся различные ГОСТы по оформлению документации, например: ГОСТ Р 6.30, а также другие документы различного уровня. Причем с учетом специфики деятельности организации применение целого ряда внешних нормативных документов может носить обязательный характер.

Внутренними документами СМК, определяющими процедуры согласования и утверждения документированной информации, могут являться: СТО «Управление документацией», инструкция по делопроизводству, положения, рабочие инструкции, др.

В пункте 7.5.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9000-2015 (ISO 9000:2015) отсутствует требование о документировании того, каким образом организация будет обеспечивать идентификацию, описание, формат и носитель, анализ и одобрение документированной информации с точки зрения пригодности и адекватности. Поэтому соответствующие механизмы такого обеспечения могут быть устными и доводится до сведения персонала, например, при приеме на работу. Однако, зная преимущества документирования для результативного функционирования СМК, рекомендуется иметь в организации документированные процедуры управления документацией.

Специализированный консалтинговый центр "Систус Консалт" (СКЦ "Систус Консалт") при выполнении проектов: "Разработка СМК по ISO 9001 (Разработка системы менеджмента качества по ИСО 9001)" и "Внедрение СМК по ISO 9001 (Внедрение системы менеджмента качества по ИСО 9001)" реализует в системах качества выполнение требований подпункта 7.5.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) применительно к специфике деятельности и системе управления конкретной организации.

СКЦ «Систус Консалт» оказывает услуги организациям с любым профилем деятельности по разработке и внедрению СМК в соответствии с требованиями ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015). Обращайтесь в наш Центр и Вы получите высококвалифицированную консультационную помощь в создании «работающей» СМК, что позволит Вашей Компании улучшить качество продукции (услуг), повысить удовлетворенность потребителей, результативность и эффективность бизнеса.

Методический отдел СКЦ «Систус Консалт»

При использовании материала ссылка на сайт www.sistus-iso.ru обязательна.