Полезная информация

Управление – это целенаправленное влияние на объект с целью его стабилизации или изменения в соответствии с поставленными задачами. В нашем случае под объектом понимается документированная информация. Напомним, к документированной информации системы менеджмента качества (далее СМК) могут относиться документы (внутреннего происхождения – стандарты организации, регламенты, положения, инструкции, др.; внешнего происхождения – законы, постановления, руководящие документы, ГОСТы, ОСТы, СанПиНы, др.) и записи (журналы, акты, протоколы, отчеты, справки, анкеты, данные информационных автоматизированных систем, др.).

В организации для каждого вида документированной информации, т.е. для каждого документа и(или) записи, должны быть определены требования к доступу, т.е. необходимо определить: кто, когда, в каком виде, на какой срок и т.д. может воспользоваться и каким образом воспользоваться (ознакомление, или ознакомление с разрешением на внесение изменений) конкретной документированной информацией. Например, для документа «Цели в области качества» могут быть определены следующие требования к доступу: все работники организации могут ознакомиться со сканированной копией в корпоративной электронной папке «СМК», доступ к оригиналу действующего и отмененного документа разрешен генеральному директору и заместителю генерального директора по качеству (директору по качеству).

Под пригодностью документированной информации следует понимать возможность ее полноценного использования с точки зрения ее актуальности, ее соответствия реальной деятельности, ее полного и разборчивого содержания в соответствии с установленными требованиями к формату, языку, носителю и др.

Документированная информация должна надежно защищаться от несоблюдения конфиденциальности (так называемая утечка информации), что включать защиту от несанкционированного доступа внутри организации и со стороны представителей сторонних организаций.

К ненадлежащему использованию документированной информации может относиться ее использование не по назначению и к такому использованию, которое может привести к утрате документированной информации.

К потери целостности документированной информации можно отнести отсутствие одной или нескольких страниц в документе или записи, неразборчивость (загрязнение, механические повреждения, некачественное копирование, др.), повреждение файлов с информацией, др.

К мерам защиты документированной информации можно отнести, например:

• применение порядка разработки, согласования и утверждения стандартов организации;
• использование механизма создания рабочих инструкций;
• применение требований к управлению внешней документации и к управлению внутренней документации;
• разграничение доступа к документированной информации внутри организации;
• ламинирование документации на бумажном носителе;
• разработка перечней документации, применяемой для конкретных видов деятельности, для конкретных подразделений и(или) для отдельных должностных лиц;
• другое.

Специализированный консалтинговый центр "Систус Консалт" (СКЦ "Систус Консалт") при выполнении проектов: "Разработка СМК по ISO 9001 (Разработка системы менеджмента качества по ИСО 9001)" и "Внедрение СМК по ISO 9001 (Внедрение системы менеджмента качества по ИСО 9001)" реализует в системах качества выполнение требований подпункта 7.5.3 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) применительно к специфике деятельности и системе управления конкретной организации.

СКЦ «Систус Консалт» оказывает услуги организациям с любым профилем деятельности по разработке и внедрению СМК в соответствии с требованиями ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015). Обращайтесь в наш Центр и Вы получите высококвалифицированную консультационную помощь в создании «работающей» СМК, что позволит Вашей Компании улучшить качество продукции (услуг), повысить удовлетворенность потребителей, результативность и эффективность бизнеса.

Методический отдел СКЦ «Систус Консалт»

При использовании материала ссылка на сайт www.sistus-iso.ru обязательна.