8 (915) 281 03 08

 

Специализированный консалтинговый центр (стандарты ISO серии 9000)

Полезная информация

Выполнение ГОСТ ISO 9001 (ISO 9001), пункты 4.2.3 и 4.2.4 "Управление документацией", "Управление записями"

 

4.2.3 Управление документацией

Документы системы менеджмента качества должны управляться. Записи - специальный вид документов и они должны управляться согласно требованиям, приведенным в 4.2.4.

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

 ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

1. Организация должна иметь документированную процедуру по управлению документацией.

2. Документированная процедура может называться регламентом, стандартом организации (СТО), инструкцией, положением, документированной процедурой и т.д. Т.е. название этого документа определяет сама организация с учетом имеющегося в организации состава документов и их названий.

3. В документированной процедуре по управлению документацией должны быть описаны (возможно с использованием блок-схем, таблиц и др.) средства управления, т.е. должно быть определено: «кто» (ответственность), «что», «где», «когда», «почему», «как» необходимо осуществлять действия для обеспечения выполнения требований п. 4.2.3, а) – ж) стандарта. Допускается определение только ряда средств управления, например, в организации может быть определено: «кто» (ответственность) и «что» осуществляет для управления документацией. При этом таких средств должно быть достаточно для обеспечения выполнения требований п. 4.2.3, а) – ж) стандарта (т.е. несоответствия по п. 4.2.3 стандарта не выявлены в ходе внешнего или внутреннего аудита).

4.  Организация должна демонстрировать в документации и деятельности выполнение требований п. 4.2.3, а) – ж)  стандарта.

 

 

4.2.4 Управление записями

Требование ГОСТ ISO 9001-2011

Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением.

 Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей.

Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

1. Организация должна иметь документально оформленные формы (в виде отдельного документа, в виде приложений к документам и др.) или требования к содержанию записей, необходимых организации для предоставления свидетельств соответствия требованиям (не только к продукции или услугам) и результативности функционирования СМК. Записи также могут быть определены путем ссылки на нормативные документы, в которых установлены их формы или требования к содержанию.

2. Организация должна обеспечивать, чтобы записи:

-     являлись четкими;

-      являлись легко идентифицируемыми;

-     хранились в установленном месте в условиях, определенных организацией;

-     защищались от порчи и потери;

-     велись, не превышая установленный срок сохранения;

-     изымались при превышении срока сохранения.

3. Записи должны вестись в соответствии с формами, установленными в документах СМК.

4. Организация должна иметь документированную процедуру по управлению записями. Такая процедура может быть оформлена в виде регламента, стандарта организации, инструкции, в руководстве по качеству и другого документа, наиболее приемлемого и удобного для организации.

      5. В документированной процедуре по управлению записями должны быть описаны (возможно с использованием блок-схем, таблиц и др.) средства управления, требуемые при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей, т.е. должно быть определено: «кто», «что», «где», «когда», «почему», «как» необходимо осуществлять действия для обеспечения выполнения требований п. 4.2.4 стандарта. Допускается определение только ряда средств управления, например, в организации может быть определено: «кто» (ответственность) и «что» осуществляет для управления записями. При этом таких средств должно быть достаточно для обеспечения выполнения требований п. 4.2.4 стандарта (т.е. несоответствия по п. 4.2.4 стандарта не выявлены в ходе внешнего и внутреннего аудита).

6.  Организация должна поддерживать записи в рабочем состоянии.

 

 

Примечания.

1. Поддержание записи в рабочем состоянии означает то, что:

-        запись идентифицирована и ведется  в соответствии с установленной формой или установленным содержанием (составом записи);

-        запись сохраняется четкой и понятной;

-        запись хранится и защищается в соответствии с установленными требованиями.

2. Если какой-либо пункт стандарта выполняются способом, отличным от установленного во внутреннем документе СМК, то это является несоответствием требования п. 4.2.3 б).  

 

 

Реализация данного пункта стандарта входит в состав услуг: "Разработка системы менеджмента качества", "Внедрение системы менеджмента качества", оказываемых Специализированным консалтинговым центром "Систус Консалт".


Методический отдел Систус Консалт

 

НАШИМ КЛИЕНТАМ БОНУС ПО ISO 9001 

Бесплатное консультирование по выбору системы и органа по сертификации СМК по ISO 9001

Узнайте подробности.


 

ДИСТАНЦИОННОЕ КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ

СКЦ «Систус Консалт» предлагает новую форму оказания услуг:

«Дистанционное консультирование по вопросам разработки и внедрения СМК»

Узнайте подробности.


 

ЦИКЛ СТАТЕЙ ПО РАЗРАБОТКЕ СМК ISO 9001:2015

Каталог продукции - Автонаклейки

 

На сайте "Систус Консалт" публикуется цикл статей:

"Стандарт ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015). Сущность требований и их реализация при разработке и внедрении СМК"

Читать...


 


 

БЕСПЛАТНОЕ КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ ПО ISO 9001

Бесплатная услуга

"Информационное консультирование по вопросам функционирования СМК по ISO 9001"

Узнайте подробности.


 

Каталог продукции - Автонаклейки

 

САМЫЙ ПОПУЛЯРНЫЙ КУРС ОБУЧЕНИЯ ПО ISO 9001:2015!

Комплексный курс № 1 c двумя темами:

1. Система менеджмента качества по ISO 9001:2015

2. Внутренний аудитор СМК по ISO 9001:2015

По каждой теме обучения выдается отдельное персональное свидетельство

Узнайте подробности

 


 

Каталог продукции - Автонаклейки

 

НОВЫЙ КУРС ОБУЧЕНИЯ ПО ISO 9001!

Обучение с одновременным консультированием - Переход СМК на новую версию ISO 9001:2015

О том, что изменилось в стандарте ISO 9001, как адаптировать существующую документацию СМК к требованиям новой версии ISO 9001:2015, какая требуется дополнительная документированная информация и многое другое. 

Узнайте подробности


 

Новости

Выбор курса обучения по СМК ISO 9001 - в помощь слушателям. Часть 2
05 июля 2017 г.

У слушателей курсов обучения по СМК часто вызывает сложность вопрос по выбору темы занятий. Каковы же особенности каждого курса обучения... Читать...

 

 
Выбор курса обучения по СМК ISO 9001 - в помощь слушателям. Часть 1
23 апреля 2017 г.

У слушателей курсов обучения по СМК часто вызывает сложность вопрос по выбору темы занятий. Каковы же особенности каждого курса обучения... Читать...

 

О повышении ценности внутренних аудитов СМК по ISO 9001:2015
08 февраля 2017 г.

Какие же пути обеспечения внутренних аудитов, приносящих наибольшую пользу для СМК? Читать... 

 

Все новости