Новости

Перед любым руководителем любой организации стоит задача максимально снизить затраты на организацию работ по системе менеджмента качества (далее СМК), разработанной по стандарту ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015). Как же этого можно добиться?

Начнем с того, что не надо путать затраты на организацию работ по СМК с затратами на проведение работ по качеству. К затратам на организацию работ по СМК можно отнести, например:

-      планирование и организация внутренних аудитов СМК;

-      планирование и организация совещаний по вопросам СМК;

-      подготовка материалов для ежегодного анализа СМК со стороны руководства;

-      подготовка приказов по вопросам СМК;

-      оповещения руководителей подразделений о необходимости выполнения тех или иных работ по СМК.

К затратам на проведение работ по качеству можно отнести, например:

-      лабораторные испытания;

-      калибровка и поверка средств измерений;

-      проведение внутренних аудитов;

-      контроль качества продукции;

-      замена брака;

-      исправление, переделку и ремонт дефектной продукции;

-      обучение в области качества.

Актуальной задачей является автоматизация деятельности по организации работ в области СМК путем создания и введения в действие автоматизированной системы управления СМК (далее АСУСМК).

В соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) необходимо осуществлять деятельность по различным элементам СМК. В каждом пункте ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) указаны требования к конкретным элементам СМК. Например, в пункте 4.4 стандарта приведены требования к определению и документированию процессов, необходимых для результативного функционирования СМК; в пункте 9.2 – требования к внутренним аудитам СМК; и т.д.

Под автоматизацией управления в СМК надо понимать такую организацию работ, при которой не требуется участие специального сотрудника, такого, как, например: начальника отдела качества, менеджера по СМК, специалиста по СМК, ответственного исполнителя по СМК и т.п. Это можно было бы реализовать с помощью специально разработанной автоматизированной программы. В настоящее время о такой программе информации нет. Существующие средства автоматизации: CRM-системы, ERP-системы, автоматизированные системы документооборота и т.п. лишь частично могут реализовать возможности по управлению организационными вопросами в СМК.

Что же понимается под организационными вопросами в СМК? Рассмотрим это на примере внутренних аудитов. В классическом варианте, например, начальник отдела качества ежегодно разрабатывает проект программы внутренних аудитов СМК, согласовывает проект программы с представителем руководства по качеству, подписывает у генерального директора, сканирует и размещает в корпоративной электронной папке «СМК». Заметим, что в организации может быть не назначен представитель руководства по качеству или ответственный представитель по СМК - так еще называют этого представителя руководства компании. Тогда роль такого  представителя может выполнять любой представитель руководства организации, назначенный генеральным директором.

Как процедура по разработке, согласованию, утверждению и рассылки годовой программы внутренних аудитов СМК может быть представлена в АСУСМК? Проект программы аудитов формируется автоматически с учетом заданных факторов, в том числе результатов предыдущих аудитов. АСУСМК в автоматическом режиме на заданную дату формирует проект годовой программы аудитов. АСУСМК  извещает всех участников внутренних аудитов  о появлении в АСУСМК проекта программы и указывает участникам аудитов на необходимость согласования проекта программы в назначенный срок. Участники аудитов проводят согласование проекта программы в АСУСМК. Аналогичным образом проект программы согласовывается с представителем руководства по качеству (ответственным представителем по СМК) и подтверждается генеральным директором. Все замечания и предложения по проекту программы также реализуются в АСУСМК. Далее копия утвержденной программы автоматически размещается в корпоративной информационной системе компании.

Рассмотрим еще, например, такой элемент СМК, как цели в области качества (далее цели). В классической СМК, как вариант, представитель руководства по качеству (ответственный представитель по СМК) на основе стратегических целей компании и политики в области качества совместно с другими представителями руководства формирует проект целей организации. Менеджер по качеству организует работу по согласованию и утверждению проекта целей. Далее копия утвержденных целей размещается в корпоративной информационной системе компании. Как эта процедура может быть реализована в АСУСМК? На заданную дату представителю руководства по качеству (ответственному представителю по СМК) по АСУСМК приходит оповещение о необходимости подготовки проекта целей. Одновременно в АСУСМК формируется проект целей с учетом всех отчетных данных деятельности компании и функционирования СМК за предыдущий год. Проект целей автоматически представляется всем представителям руководства на рассмотрение и согласование. Все замечания и предложения по проекту целей также реализуются в АСУСМК. Согласованный проект целей подтверждается генеральным директором, и копия целей автоматически размещается в корпоративной информационной системе компании.

Понятно, что в АСУСМК или в другой информационной программе, сопряженной с АСУСМК, должны собираться, обрабатываться и быть доступными для использования все отчетные данные о деятельности компании и функционирования СМК. Используя эти данные, АСУСМК может управлять всеми организационными работами по СМК. Естественно, такую программу необходимо создать на основе процедур, действующих в СМК конкретной организации. Это большая и перспективная задача.

Кстати, для повышения реализуемости АСУСМК выполнение всех задач в АСУСМК рекомендуется мотивировать, т.е. связать их с премированием работников организации. Для этого существуют многочисленные системы мотивации. Например, ключевые показатели эффективности (KPI), часть из которых можно связать с выполнением задач в АСУСМК.   

АСУСМК предполагает исключение из штатного расписания должностей, связанных с работой в СМК (начальник отдела качества, менеджер по качеству, инженер по качеству, др.) или существенное сокращение их функций и, как следствие, сокращение их штатных единиц. Как говорится, это бизнес и ничего личного. Это и обеспечит сокращение затрат в области качества.

Оппоненты могут возразить, как же исключить из штатного расписания начальника отдела качества или менеджера по качеству? А кто будет решать вопросы, связанные с качеством? На это возражение есть такой ответ. Качество должно быть заложено в работу каждого работника. Каждый на своем рабочем месте должен качественно выполнять свои обязанности. А задача руководителей обеспечить качество работы и качество продукции и услуг. И для этого существуют многочисленные способы.

С надеждой на автоматизированное будущее по управлению всеми работами в СМК!

Методический отдел СКЦ «Систус Консалт»

При использовании материала ссылка на сайт www.sistus-iso.ru обязательна.