Новости

Многие руководители организаций, особенно небольших компаний, считают, что оформление протокола совещания является совершенно не нужной формальностью. Давайте посмотрим, действительно ли это так?

Совещания проводятся по инициативе генерального директора для рассмотрения каких-либо насущных вопросов, для получения информации о ходе производства, для решения каких-то вопросов и проблем (несоответствий), для подведения итогов работы или др. Такие совещания могут проводиться ежедневно, еженедельно, один раз в две недели и/или один раз в месяц, или с другой периодичностью. Периодичность совещаний определяется необходимостью их проведения.

На совещаниях принимаются решения, даются поручения конкретным исполнителям, определяются сроки исполнения решений. Исполнители, как правило, записывают поручения в свои еженедельники или просто стараются их запомнить.

Но согласитесь, без оформления протокола совещания велика вероятность того, что какое-либо решение или поручение будет не исполнено по простой причине – решение или поручение будет забыто из-за высокой загруженности исполнителей. А это приведет к тому, что проблема (несоответствие) может снова повториться, поскольку запланированное поручение не будет исполнено. При этом очень часто можно слышать от генеральных директоров сетования на, как им кажется, неисполнительность и нежелание сотрудников выполнять решения и поручения, принятые на совещаниях.

Какие преимущества дает протокол совещания?

Во-первых, исключается возможность не исполнения решения или поручения по причине того, что исполнитель или генеральный директор забыл об этом решении или поручении. Таким образом, существенно повышается результативность совещаний.

Во-вторых, протокол совещания позволяет выполнять требования ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008)), а именно, документировать характер и причины выявленных несоответствий, записывать результаты корректирующих и предупреждающих действий по устранению причин несоответствий (выполнение пункта 8.5.2 и 8.5.3 ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008)), фиксировать результаты анализа данных (выполнение пункта 8.4 ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008)).

В-третьих, протоколы совещания содержат статистические данные о функционировании процессов СМК и всей СМК в целом, необходимые для проведения анализа СМК со стороны руководства (выполнение пунктов 5.6 и 8.1 ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008)).

В-четвертых, уровень исполнительности сотрудников по выполнению решений и поручений, указанных в протоколах совещаний, можно включить в комплекс показателей для оценки работы работников. Таким образом, временно, пока исполнительность не станет нормой жизни, учитывать уровень исполнительности в системе оплаты и стимулирования труда.

Как видно, преимущества протоколирования совещания очевидны. А окончательное решение - оформлять или не оформлять протокол принимать самому руководителю организации.

Подготовлено методическим отделом "Систус Консалт"