Полезная информация

Организация должна периодически (например, один раз в год) проводить, так называемый, анализ сильных и слабых сторон организации, возможностей для развития и угроз (проблем), которые могут помешать реализовать возможности и преимущества организации на рынке. Т.е. организация должна определять внешние и внутренние факторы среды, влияющие на реализацию политики в области качества, на достижение целей в области качества, на выполнение запланированных показателей результативности процессов СМК, а также должна проводить анализ этих внешних и внутренних факторов для постановки целей организации и показателей для измерения их достижения.

К факторам внешней среды относятся: рыночные факторы, факторы конкуренции, экономические факторы, политические и правовые факторы, научно-технические факторы, социально-демографические факторы, социально-культурные факторы, природные и экологические. Причем внешние факторы рекомендуется рассматривать на международном, национальном, региональном и местном уровнях. 

К факторам внутренней среды могут относиться: системы (управления, информационная, финансовая и др.); организационно-штатная структура; функции и обязанности; политика и цели; ресурсы и знания; финансы; персонал; процессы; технологии; обмен информацией и порядок и принятия решений; взаимосвязи между процессами,  подразделениями и должностными лицами; культура организации; документация (стандарты, регламенты, руководства, положения, инструкции, отчеты, журналы, протоколы, акты и т.п.); содержание и порядок оформления договорных отношений; др.

Для определения и анализа внешних и внутренних факторов среды организации могут применяться различные методы: ситуационный анализ (так называемый SWOT-анализ), мозговой штурм, причинно-следственный анализ и др. О сущности этих методов и их применении много рассказано на страницах интернета в бесплатном доступе.

Анализ проводится по каждой стратегической области: финансы и материально-техническое обеспечение, маркетинг и удовлетворенность заинтересованных сторон, внутренние процессы, обучение и развитие персонала.

Документированным результатом такого анализа могут являться перечень стратегических целей, стратегия, протокол совещания, протокол собрания, др.

Документ «Стратегия» может содержать следующие разделы: информация об организации; результаты ситуационного анализа; стратегические цели, показатели по областям стратегии и мероприятия для их достижения.

В разделе «Информация об организации» указывается следующее:

• краткое изложение истории создания и развития организации;
• виды деятельности;
• состав организации (центральный офис, филиалы, обособленные подразделения);
• органы управления организацией;
• состав высшего руководства;
• другое.

В разделе «Результаты ситуационного анализа» приводятся результаты анализа внешней среды (благоприятные возможности и «угрозы» (проблемы) для бизнеса). Указываются результаты анализа текущего внутреннего состояния организации по областям стратегии. Излагаются тенденции и прогнозы развития организации.

В разделе «Стратегические цели, показатели по областям стратегии и мероприятия для их достижения» приводится развернутое изложение стратегических целей по областям стратегии с необходимыми пояснениями, а также «Карта стратегии», «Счетная карта».

Этапы проведения и последовательность работ по разработке стратегии представлены на рис. 1.

Рис. 1 Этапы проведения и последовательность работ по разработке стратегии.

Руководители первого уровня организовывают в своих службах разработку предложений по стратегическим целям, показателям и целевым значениям показателей, мероприятиям по достижению целей. Стратегические цели и мероприятия по их достижению оформляются в виде «Карты стратегии», показатели и целевые значения по стратегическим целям – в виде «Счетной карты. Формы карты стратегии и счетной карты приведены на рис 2 и рис. 3, соответственно.

Для разработки указанных документов руководители могут привлекать представителей своих служб или создавать рабочие группы. Предложения направляются, например, в отдел маркетинга для составления проектов «Карты стратегии»  и «Счетной карты».

Под председательством генерального директора проводится совещание, на котором заслушиваются результаты ситуационного анализа по областям стратегии, проводится обсуждение результатов этого анализа,  рассматриваются предложения и вырабатываются стратегические цели, показатели и целевые значения. На совещании определяются мероприятия, необходимые для достижения целей и назначаются сроки по достижению целей.

Рис. 2 Форма «Карты стратегии».

Рис. 3 Форма «Счетной карты стратегии».

Проект «Стратегии» представляется на рассмотрение генеральному директору. Возникшие замечания по проекту документа устраняются  и вносятся соответствующие изменения. Техническую работу по внесению изменений в «Стратегию» организовывают и выполняют лица, назначенные генеральным директором.

Генеральный директор утверждает «Стратегию». Копии утвержденной «Стратегии» направляются в подразделения организации на исполнение.

Ответственное лицо, назначенное генеральным директором, например: директор по развитию, проводит постоянный мониторинг и анализ информации о факторах, влияющих на стратегические цели и обеспечение результативности СМК. Директор по развитию выносит на совещания генерального директора вопросы, связанные с изменениями факторов внешней среды и текущего внутреннего состояния организации. По результатам совещаний могут вноситься изменения в стратегические цели и мероприятия по достижению этих целей, а также выпускаться приказы и распоряжения, обеспечивающие достижение стратегических целей.  

Директор по развитию осуществляет контроль выполнения мероприятий для обеспечения достижения стратегических целей. Результаты такого контроля рассматриваются на совещаниях генерального директора. Все принятые решения совещаний фиксируются в протоколах совещаний.

Специализированный консалтинговый центр "Систус Консалт" (СКЦ "Систус Консалт") при выполнении проектов: "Разработка системы менеджмента качества (СМК) по ISO 9001" и "Внедрение СМК по ИСО 9001" реализует в системах менеджмента качества выполнение требований пункта 4.1 "Понимание организации и ее среды" стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) применительно к специфике деятельности и системе менеджмента конкретной организации.

СКЦ «Систус Консалт» оказывает услуги организациям с любым профилем деятельности по разработке и внедрению СМК в соответствии с требованиями ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015). Обращайтесь в наш Центр и Вы получите высококвалифицированную консультационную помощь в создании «работающей» СМК, что позволит Вашей Компании улучшить качество продукции (услуг), повысить удовлетворенность потребителей и эффективность бизнеса.

Методический отдел СКЦ "Систус Консалт"

При использовании материала ссылка на сайт www.sistus-iso.ru обязательна.