Полезная информация

В организации должны быть определены обязанности, ответственность и полномочия каждому работнику независимо от занимаемой должности. Документами, в которых определены обязанности, ответственность и полномочия работников, могут быть:

• положения о подразделениях;
• должностные инструкции;
• устав организации (для генерального директора);
• приказы;
• распоряжения;
• нормативные документы (стандарты организации, регламенты, положения, инструкции и т.п.).

Наименования структурных подразделений, должностей и профессий определены в штатном расписании, в схеме организационной структуры организации.

Для доведения до сведения работников обязанностей, ответственности и полномочий, как правило, применяется ознакомление конкретных работников под роспись об ознакомлении с соответствующим документом, содержащим конкретные обязанности, ответственность и полномочия. Например, роспись об ознакомлении в должностной инструкции, роспись в листе ознакомления с приказом, роспись в листе ознакомления с нормативным документом (например, со стандартом организации (СТО)) и т.п.

Для обеспечения понимания работниками своих обязанностей, ответственности и полномочий применяется обратная связь с непосредственными руководителями, а также с кадровой службой. Как правило, такая обратная связь осуществляется в рабочем порядке устно или письменно посредством рабочих встреч, переговоров, служебных записок и т.п. Для этого может использоваться корпоративная компьютерная сеть или электронная почта.

Требования к СМК определены в ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015). Во внутренней документации СМК (стандартах организации, регламентах, инструкциях и т.п.) трансформированы требования ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) применительно к конкретной организации. Выполняя все то, что отражено во внутренней документации СМК, организация, по сути, выполняет требования ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015), тем самым обеспечивая соответствие требованиям стандарта. Во внутренней документации СМК организации определены и распределены обязанности, ответственность и полномочия персонала.

В соответствии с пунктом 4.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) организация должна разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию для обеспечения функционирования процессов. К такой документированной информации могут относиться такие документы, как: стандарты организации (СТО) по процессам, регламенты по процессам, технологические карты или инструкции и др. В каждой организации используются должностные инструкции, приказы, распоряжения и др., содержащие обязанности, ответственность и полномочия персонала. Применение таких документов должно обеспечивать получение планируемых результатов процессов.

В случае не достижения запланированных показателей результативности процессов организация должна проводить анализ создавшейся ситуации, выявлять причины проблем, разрабатывать и осуществлять, при необходимости, корректирующие действия в соответствии с пунктом 10.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015). Применяется именно этот пункт стандарта, потому что не получение намеченных результатов процессов является несоответствием  по рассматриваемому нами пункту стандарта (п. 5.3, b) ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015).

Таким образом, причинами не достижения результатов процессов могут быть и причины, связанные с распределением обязанностей, ответственности и полномочий персонала. В таких случаях для обеспечения получения намеченных результатов процессов необходимо применять общий подход по работе с несоответствиями и реализацией корректирующих действий (пункт 10.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015))-  

В организации необходимо распределить обязанности, ответственность и полномочия персонала в положениях о подразделениях, должностных инструкциях, уставе организации, приказах, распоряжениях, нормативных документах (стандартах организации (СТО), регламентах, положениях, инструкциях и т.п.) для подготовки отчетных материалов, таких, например, как:

• отчет о функционировании СМК для проведения периодических анализов СМК со стороны руководства (пункт 9.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015));
• отчет о результатах мониторинга удовлетворенности потребителей (пункт 9.1.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015));
• отчет о выполнении мероприятий и их результативности, предпринятых в отношении рисков (пункт 6.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015));
• отчет о качестве продукции и(или) услуг (пункты 8.6, 8.7, 9.1.3, 10.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015));
• отчет о качестве закупаемых продукции и(или) услугах (пункт 8.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015));
• другие отчетные материалы.

Такое распределение обязанностей, ответственности и полномочий персонала должно обеспечить четкое понимание работниками – кто выполняет, что выполнять, когда выполнять, для кого выполнять те или иные действия (функции) в отношении соответствующей отчетности для высшего руководства.

Виды отчетных материалов можно указать в Положении о СМК (в Руководстве по качеству) в пунктах, которые соответствуют пунктам ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015), или в любых других документах СМК.

В отчетных материалах необходимо излагать мероприятия, направленные на улучшение СМК и ее процессов. Также улучшающие мероприятия могут быть отражены в протоколах собраний, в протоколах совещаний, в служебных записках и др.

В документах СМК организации должны быть определены обязанности, ответственность и полномочия персонала (в первую очередь, руководителей на всех уровнях) по формированию в сознании работников понимания того, что первостепенное значение имеет удовлетворение требований потребителей качеством выпускаемой продукции и(или) результатами услуг.

Для этого могут использоваться такие способы, как: наглядная агитация, собрания, совещания, рабочие встречи, конференции и т.п.

Для подтверждения выполнения этого требования стандарта можно предоставить протоколы собраний, совещаний, рабочих встреч, конференций.

СМК должна реализовывать все функции управления, необходимые для достижения целей в области качества, показателей результативности процессов и в итоге – для достижения стратегических целей организации. Целостность СМК означает, что каждый элемент СМК, соответствующий установленным требованиям, вносит вклад в реализацию целей.

Планирование и внедрение изменений в СМК, таких, например, как: введение в действие новых документов СМК или внесение изменений в существующую документацию, освоение новой продукции и(или) услуги, внедрение новых технологий, освоение новых направлений деятельности и др., должно приводить к определению, распределению или перераспределению обязанностей, ответственности и полномочий персонала организации для сохранения целостности СМК. Это необходимо например,  для:

• наделения соответствующего персонала необходимыми полномочиями для выполнения своих обязанностей;
• обеспечения эффективного и результативного функционирования СМК;
• исключения возможного дублирования обязанностей исполнителей;
• исключения наличия случаев, когда какая-либо обязанность или ответственность не будет закреплена за конкретным исполнителем;
• предотвращения «размывания» ответственности, т.е. возложения ответственности на нескольких должностных лиц.

Изменения в  обязанностях, ответственности и полномочиях персонала вносятся в соответствующую документацию СМК и, в первую очередь, в должностные инструкции.

 Специализированный консалтинговый центр "Систус Консалт" (СКЦ "Систус Консалт") при выполнении проектов: "Разработка СМК по ISO 9001 (Разработка системы менеджмента качества по ИСО 9001)" и "Внедрение СМК по ISO 9001 (Внедрение системы менеджмента качества по ИСО 9001)" реализует в системах качества выполнение требований пункта 5.3 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) применительно к специфике деятельности и системе управления конкретной организации.

СКЦ «Систус Консалт» оказывает услуги организациям с любым профилем деятельности по разработке и внедрению СМК в соответствии с требованиями ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015). Обращайтесь в наш Центр и Вы получите высококвалифицированную консультационную помощь в создании «работающей» СМК, что позволит Вашей Компании улучшить качество продукции (услуг), повысить удовлетворенность потребителей, результативность и эффективность бизнеса.

Методический отдел СКЦ "Систус Консалт"

При использовании материала ссылка на сайт www.sistus-iso.ru обязательна.