Полезная информация

Это двадцать пятая статья по системам менеджмента качества (СМК) из цикла: «Стандарт ISO:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015). Сущность требований и их реализация при разработке и внедрении СМК». Статья содержит разъяснения требований стандарта и рекомендации по выполнению требований стандарта пункта 7.4 "Обмен информацией" для организаций, занимающихся проектами: "Разработка системы менеджмента качества по ISO 9001 (разработка СМК по ИСО 9001)", "Внедрение системы качества по ИСО 9001 (внедрение СМК по ИСО 9001)".

Основываясь на определениях стандарта ГОСТ Р ИСО 9000-2015 (ISO 9000:2015),  связанных с термином «информация», можно сформулировать следующее обобщенное определение: Информация – это значимые данные о продукции и(или) услуге, процессе, лицах (сотрудниках), организации, системе менеджмента качества (далее СМК), ресурсах, достигнутых результатах.

Информация может быть документированной и не документированной. Документированная информация включает документацию, требуемую стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015), и документацию, необходимую для функционирования СМК (законы, постановления, государственные стандарты, стандарты организации, регламенты, положения, инструкции и т.п.), а также записи (отчеты, акты, журналы, справки, протоколы, информационные компьютерные программы и т.п.).

Порядок внутреннего и внешнего обмена информацией также может быть документированным или не документированным.

Документированный порядок обмена информацией может быть определен в соответствующей внутренней или внешней документации. Например, порядок обмена информацией в виде отчетов по внутренним аудитам СМК определен в стандарте организации «Внутренние аудиты СМК», порядок обмена информацией по результатам совещаний в виде протоколов может быть определен в инструкции по делопроизводству, порядок обмена информаций по кадровому делопроизводству определен в нормативно-правовой документации Российской Федерации и т.д.

Для выполнения требований рассматриваемого пункта стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) в организации необходимо определить: какая информация, когда, кому, каким образом и кто будет передавать информацию.

Ниже приведены правильные и неправильные формулировки в документации СМК, связанные с обменом информации в соответствии с требованиями пункта 7.4 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015).

Не документированный порядок обмена информацией может быть определен, например, руководством организации и доведен до сведения персонала на общем собрании организации.

Для повышения эффективности работы в организациях создаются информационные системы - сеть каналов обмена информацией. Такими каналами могут быть, например, информационные компьютерные программы, электронные библиотеки внутренней и внешней документации, совещания, собрания, рабочие встречи, инструктажи, информационные стенды, корпоративный информационный сайт и многое другое.