Полезная информация

4.2.3 Управление документацией

1. Организация должна иметь документированную процедуру по управлению документацией.

2. Документированная процедура может называться регламентом, стандартом организации (СТО), инструкцией, положением, документированной процедурой и т.д. Т.е. название этого документа определяет сама организация с учетом имеющегося в организации состава документов и их названий.

3. В документированной процедуре по управлению документацией должны быть описаны (возможно с использованием блок-схем, таблиц и др.) средства управления, т.е. должно быть определено: «кто» (ответственность), «что», «где», «когда», «почему», «как» необходимо осуществлять действия для обеспечения выполнения требований п. 4.2.3, а) – ж) стандарта. Допускается определение только ряда средств управления, например, в организации может быть определено: «кто» (ответственность) и «что» осуществляет для управления документацией. При этом таких средств должно быть достаточно для обеспечения выполнения требований п. 4.2.3, а) – ж) стандарта (т.е. несоответствия по п. 4.2.3 стандарта не выявлены в ходе внешнего или внутреннего аудита).

4.  Организация должна демонстрировать в документации и деятельности выполнение требований п. 4.2.3, а) – ж)  стандарта.

4.2.4 Управление записями

1. Организация должна иметь документально оформленные формы (в виде отдельного документа, в виде приложений к документам и др.) или требования к содержанию записей, необходимых организации для предоставления свидетельств соответствия требованиям (не только к продукции или услугам) и результативности функционирования СМК. Записи также могут быть определены путем ссылки на нормативные документы, в которых установлены их формы или требования к содержанию.

2. Организация должна обеспечивать, чтобы записи:

-     являлись четкими;

-      являлись легко идентифицируемыми;

-     хранились в установленном месте в условиях, определенных организацией;

-     защищались от порчи и потери;

-     велись, не превышая установленный срок сохранения;

-     изымались при превышении срока сохранения.

3. Записи должны вестись в соответствии с формами, установленными в документах СМК.

4. Организация должна иметь документированную процедуру по управлению записями. Такая процедура может быть оформлена в виде регламента, стандарта организации, инструкции, в руководстве по качеству и другого документа, наиболее приемлемого и удобного для организации.

      5. В документированной процедуре по управлению записями должны быть описаны (возможно с использованием блок-схем, таблиц и др.) средства управления, требуемые при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей, т.е. должно быть определено: «кто», «что», «где», «когда», «почему», «как» необходимо осуществлять действия для обеспечения выполнения требований п. 4.2.4 стандарта. Допускается определение только ряда средств управления, например, в организации может быть определено: «кто» (ответственность) и «что» осуществляет для управления записями. При этом таких средств должно быть достаточно для обеспечения выполнения требований п. 4.2.4 стандарта (т.е. несоответствия по п. 4.2.4 стандарта не выявлены в ходе внешнего и внутреннего аудита).

6.  Организация должна поддерживать записи в рабочем состоянии.

Примечания.

1. Поддержание записи в рабочем состоянии означает то, что:

-        запись идентифицирована и ведется  в соответствии с установленной формой или установленным содержанием (составом записи);

-        запись сохраняется четкой и понятной;

-        запись хранится и защищается в соответствии с установленными требованиями.

2. Если какой-либо пункт стандарта выполняются способом, отличным от установленного во внутреннем документе СМК, то это является несоответствием требования п. 4.2.3 б).  

Реализация данного пункта стандарта входит в состав услуг: "Разработка системы менеджмента качества", "Внедрение системы менеджмента качества", оказываемых Специализированным консалтинговым центром "Систус Консалт".