Полезная информация

1. Организация должна документально описать, какие способы обмена информацией применяются в компании, в том числе по вопросам результативности СМК. В такое описание также рекомендуется включить ответственность за обеспечение всех видов обмена информацией.

2. Для описания можно использовать любой вид документа с учетом тех видов документов, применение которых установлено в организации (стандарт организации, регламент, положение, инструкция, соответствующий пункт в Руководстве по качеству, др.).

3. При описании внутреннего обмена информацией, как правило, определяется состав и виды «информационных каналов», существующих в организации, а также формы, объем и регламентные сроки передаваемой информации. Все виды информации, циркулирующие в организации можно условно разделить на три типа:

     -  информационные «входы» и «выходы» процессов, субпроцессов, видов деятельности (заявки, согласованные документы, разрешительные документы и т.д.);

    -  информация, которая поступает на верхние уровни управления для принятия решений (сводки, отчеты, доклады, отчеты для анализа СМК со стороны высшего руководства, результаты мониторинга процессов и т.д.);

   -    принятые управленческие решения, которые доводятся до исполнителей (приказы, распоряжения, постановления, планы организационно-технических мероприятий с указанием ответственным и т.д.).

4. Целью документа, описывающего внутренний обмен информацией, является обеспечение соответствующего функционирования и постоянного совершенствования всех информационных потоков организации (информационные входы и выходы процессов и действий; информация, используемая для анализа и принятия решений; принятые управленческие решения).

Соответственно, деятельность по информированию коллектива компании можно считать результативной в том случае, если все информационные потоки организации функционируют в соответствии с установленными правилами (т.е. вся необходимая информация попадает своим получателям в полном объеме, без искажений, в установленные сроки и в установленной форме). Критериями результативности данной деятельности могут служить: количество заявок между отделами организации, поданных не в срок; количество случаев, когда информация о функционировании какого либо процесса была получена его владельцем не в полном объеме; количество случаев, когда распоряжения руководителей не были доведены до исполнителей вовремя и т. д.  

5. Организация может предусматривать:

-  сбор на всех стадиях разработки, производства и эксплуатации продукции (результатов услуг) данных о качестве, результативности процессов СМК и проводимых мероприятий;

-  определение исполнителей, подразделений и служб, ответственных за сбор, анализ, распределение информации, и их функциональных обязанностей;

-  установление стабильных информационных связей между поставщиками и потребителями информации;

-  создание информационных массивов нормативных и справочных данных, правил их использования, хранения и внесения изменений.

6. Внутренний обмен информацией может быть организован посредством:

-   общих собраний коллектива организации;

-   заседаний Совета по качеству (научно-технического совета);

-   заседания «Дня качества»;

-   технических совещаний;

-   рабочих совещаний по результатам внутренних аудитов в подразделении;

-   наглядной агитации в организации, проведением выставок;

-   распространения методических и информационных материалов по вопросам СМК;

-   доведения необходимой информации и данных через ответственных за качество в подразделениях;

-   обучения персонала;

-   электронной почты;

-   сайта компании в интернете;

-   корпоративным сайтом на сервере компании;

-   телефонной и факсовой связью;

-   др. способы.

Реализация данного пункта стандарта входит в состав услуг: "Разработка системы качества (СМК)", "Внедрение СМК", оказываемых Специализированным консалтинговым центром "Систус Консалт".