Полезная информация

Продолжение статьи по пункту 7.5.3 стандарта ГОСТ Р ИСО 9000-2015 (ISO 9000:2015) - Часть 2.

Предыдущую Часть 1 Читать…

В организации должен быть определен механизм распределения документов и записей по их видам, как для внутренней документации (документации внутреннего происхождения), так и для внешней (документации внешнего происхождения). Причем, порядок распределения документированной информации может быть документированным или не документированным. Стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2015 (ISO 9000:2015) такого документирования не требует. В случае документирования, например, в стандарте организации по управлению документацией, целесообразно отразить порядок распределения внутренних документов внутри организации, в стандарте организации по внутренним аудитам СМК желательно указать: кто, каким способом, в какие сроки, в каком виде и др. распределяет в компании программу внутренних аудитов СМК, акты о несоответствиях, отчеты по внутренним аудитам СМК, и т.п.

В организации должен быть обеспечен быстрый и удобный поиск документированной информации путем, например, внедрения автоматизированной системы документооборота, структурирования всей имеющейся в организации документированной информации, др.

Для каждого сотрудника должна быть определена и обеспечена доступность той документированной информации, которая ему требуется для выполнения своих должностных обязанностей. Например, на персональных компьютерах может использоваться корпоративная сеть с документированной базой, применяться автоматизированная система документооборота с разграниченным доступом, др.

Управление документированной информацией включает также и ее использование. Именно четкое применение того, что указано в документированной информации, обеспечивает выполнение каждым работником организации своих функциональных обязанностей в полном объеме и с максимальной результативностью и эффективностью для компании.

Хранению подлежит документированная информация, как на бумажном, так и на электронном носителе. Наиболее часто применяемые действия по хранению документов и записей следующие: библиотечное хранение, архивирование, хранение на рабочих местах (на столах, в столах, на верстаках, др.), хранение в сейфах, хранение файлов в электронных папках, хранение электронных документов и записей в автоматизированных информационных системах, др.

Для конкретных видов документов и записей и (или) отдельных документов и записей желательно определить требования по хранению. Эти требования могут быть документированными или не документированными (на усмотрение организации, исходя из необходимости). Документировать требования по хранению документированной информации можно, например, в стандарте организации по управлению документированной информацией или в документации, в которой используются конкретная документированная информация. Например, в стандарте организации по управлению несоответствующими результатами процессов можно указать требования к хранению актов о браке, рекламационных актов, актов о несоответствиях и др.

Защита документированной информации может включать: создание резервных копий электронной документационной базы организации, создание копий документов и размещение их в различных местах хранения, размещение документов и записей в сейфах или в шкафах, ламинирование обложек бумажных документов, разграничение прав доступа персонала к конкретной документированной информации, создание паролей для получения доступа к документам и записям, др.

Для конкретных видов документов и записей и (или) отдельных документов и записей желательно определить требования к их защите. Эти требования могут быть документированными или не документированными (на усмотрение организации, исходя из необходимости). Документировать требования по защите документированной информации можно, например, в стандарте организации по управлению документированной информацией или в документации, в которой используются конкретная документированная информация. Например, в стандарте организации по закупкам можно указать требования к защите информации о поставщиках, о договорах по закупкам, др.  

Специализированный консалтинговый центр "Систус Консалт" (СКЦ "Систус Консалт") при выполнении проектов: "Разработка СМК по ISO 9001 (Разработка системы менеджмента качества по ИСО 9001)" и "Внедрение СМК по ISO 9001 (Внедрение системы менеджмента качества по ИСО 9001)" реализует в системах качества выполнение требований подпункта 7.5.3 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) применительно к специфике деятельности и системе управления конкретной организации.

СКЦ «Систус Консалт» оказывает услуги организациям с любым профилем деятельности по разработке и внедрению СМК в соответствии с требованиями ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015). Обращайтесь в наш Центр и Вы получите высококвалифицированную консультационную помощь в создании «работающей» СМК, что позволит Вашей Компании улучшить качество продукции (услуг), повысить удовлетворенность потребителей, результативность и эффективность бизнеса.

Продолжение: Часть 3 читать...

Методический отдел СКЦ «Систус Консалт»

При использовании материала ссылка на сайт www.sistus-iso.ru обязательна.